# O que é NFS-e: a nota fiscal de serviço eletrônica explicada do zero

> O que é a NFS-e, quem precisa emitir, o que vai na nota, como ela se relaciona com o ISS, a diferença entre padrão nacional e sistema da prefeitura e como começar a emitir.

Fonte: https://sendnf.com/blog/nota-fiscal-de-servico-o-que-e/ · Publicado: 2026-09-12 · SendNF

A **NFS-e** (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é o documento fiscal digital que registra uma **prestação de serviço**: quem prestou, para quem, qual serviço, quando e por quanto. Ela é emitida pelo **Sistema Nacional da NFS-e** ou pelo **sistema da prefeitura**, conforme o município, e é a base do **ISS**, o imposto municipal sobre serviços. Em vez de um papel, a NFS-e é um **XML assinado digitalmente**, consultável por uma chave ou código de verificação; o PDF que o cliente recebe é só a representação dela.

## Para que serve

- **Para o fisco**: registra a operação e o ISS devido (e, com a reforma tributária, as informações do IBS e da CBS).
- **Para o cliente**: comprova a despesa, para reembolso, contabilidade e imposto de renda.
- **Para a empresa**: prova o faturamento e organiza a contabilidade.

## Quem emite

Prestadores de serviço: empresas e MEI, conforme o regime e o município. Algumas regras gerais:

- **MEI**: emite pelo padrão nacional; dispensado para pessoa física, obrigado para empresa. Veja [como emitir NFS-e sendo MEI](/blog/como-emitir-nfse-mei/).
- **Simples Nacional**: emite com a alíquota efetiva de ISS da faixa de faturamento.
- **Lucro Presumido e Real**: emitem com as retenções e tributos do regime.

## O que vai na nota

| Bloco | Exemplos |
|---|---|
| Prestador | CNPJ, inscrição municipal, regime tributário |
| Tomador | CPF ou CNPJ, nome, endereço, e-mail |
| Serviço | Código de tributação nacional (ou municipal), NBS, descrição, local da prestação |
| Valores | Valor do serviço, descontos, ISS, retenções |
| Reforma tributária | Grupo de IBS e CBS com a classificação do serviço |
| Identificação | Número, data, competência, chave de acesso ou código de verificação |

O **código de serviço** é o ponto mais sensível: ele diz qual serviço foi prestado, e o errado gera rejeição ou imposto errado. Veja [como achar o código de tributação nacional](/blog/codigo-de-tributacao-nacional-como-achar/) e a [lista de códigos de serviço](/codigos-de-servico/).

## Padrão nacional ou sistema da prefeitura

Durante muito tempo, cada prefeitura teve o próprio sistema de NFS-e. Hoje existe o **Sistema Nacional da NFS-e**, com um layout e uma API para o país inteiro. A situação atual:

- o **MEI** emite sempre pelo padrão nacional;
- as **demais empresas** emitem pelo sistema que o município adotou: o nacional ou um sistema próprio, operado por um provedor.

Veja o sistema da sua cidade em [NFS-e por cidade](/nfse/) e o que muda com o padrão nacional em [NFS-e Nacional](/blog/nfse-nacional-o-que-muda/).

## DPS, RPS e NFS-e

Três siglas que aparecem muito:

- **DPS** (Declaração de Prestação de Serviço): o que a empresa envia no padrão nacional; vira NFS-e quando é aceita.
- **RPS** (Recibo Provisório de Serviço): o equivalente nos sistemas das prefeituras; também vira NFS-e quando processado.
- **NFS-e**: o documento fiscal autorizado, com número e chave de acesso ou código de verificação.

## Como emitir

Três caminhos:

1. **Emissor público** (Emissor Nacional ou portal da prefeitura): gratuito e manual.
2. **Sistema de gestão** (ERP, agenda, PDV) com emissão integrada.
3. **API de nota fiscal**, para emitir a partir do seu próprio sistema ou da IA. Veja [como escolher uma API de nota fiscal](/blog/api-de-nota-fiscal-como-escolher/).

No SendNF, você cadastra a empresa pelo CNPJ, o sistema descobre o que a prefeitura exige, a [pré-emissão](/pre-emissao/) valida a nota antes de transmitir e o cliente recebe o PDF e o XML por e-mail.

## Quando emitir

A regra prática é emitir quando o serviço é concluído ou cobrado, conforme o combinado com o cliente e as regras do município. Dois conceitos ajudam:

- **Data de emissão**: quando a nota foi gerada.
- **Competência**: o mês em que o serviço foi prestado. É ela que conta para o imposto do mês.

Em contratos mensais, emita uma nota por mês com a competência do mês do serviço. Notas emitidas em atraso devem levar a competência correta, não a data de hoje.

## Guardar as notas

O documento fiscal é o XML. Guarde todos, organizados por mês e por empresa, pelo prazo da legislação fiscal (em geral, cinco anos). Sistemas como o SendNF guardam o XML, o PDF e os eventos (como cancelamentos) e permitem baixar tudo a qualquer momento.

## Resumo

- NFS-e é a nota de serviço eletrônica, base do ISS.
- É um XML assinado; o PDF é a representação.
- MEI emite pelo nacional; as demais empresas, pelo sistema do município.
- O código de serviço é o campo que mais gera rejeição.
- Guarde o XML de cada nota pelo prazo legal; o PDF sozinho não substitui o documento fiscal.

## Perguntas frequentes

### O que é NFS-e?

NFS-e é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, o documento fiscal digital que registra uma prestação de serviço. Ela é emitida pelo Sistema Nacional da NFS-e ou pelo sistema da prefeitura e é a base do ISS sobre o serviço.

### Quem precisa emitir NFS-e?

Empresas e MEI que prestam serviços, conforme as regras do município e do regime. O MEI é dispensado de emitir para pessoa física, mas obrigado quando o cliente é uma empresa.

### Qual a diferença entre NFS-e e NF-e?

A NFS-e registra serviços e é ligada ao ISS (municipal). A NF-e registra a circulação de mercadorias e é ligada ao ICMS (estadual).

### NFS-e precisa de certificado digital?

Para emitir por sistema ou API, sim. No Emissor Nacional, o MEI e outras empresas podem entrar com a conta gov.br.

### Por quanto tempo devo guardar o XML da NFS-e?

Pelo prazo da legislação fiscal, em geral cinco anos, contados conforme as regras de decadência e prescrição dos tributos. Guarde o XML, não apenas o PDF, porque o XML é o documento fiscal com a assinatura digital.