Como cancelar NFS-e: motivos, prazos e o que fazer quando o prazo passou

Para cancelar uma NFS-e no padrão nacional, você registra um evento de cancelamento na nota autorizada, informando o motivo (erro na emissão, serviço não prestado ou outros) e uma justificativa escrita. Em cidades com sistema próprio, o cancelamento é feito pelo sistema ou pelo webservice da prefeitura. Há prazo, definido por cada município: dentro dele o cancelamento é imediato; depois, em geral, só com pedido de análise à prefeitura. Nota rejeitada não precisa de cancelamento, porque nunca foi emitida.

Quando cancelar (e quando não)

Cancele quando a nota autorizada não deveria existir:

• o serviço não foi prestado (o cliente desistiu, o contrato foi desfeito);
• a nota saiu com erro grave (tomador errado, valor errado, nota duplicada).

Não cancele:

• notas rejeitadas: elas não foram emitidas; corrija e reenvie;
• para "trocar o mês": se o erro é só de competência, avalie com o contador se é caso de cancelar e reemitir ou de substituir;
• quando o cliente pagou parte: avalie com o contador se cabe cancelar e emitir outra com o valor certo.

Os motivos do cancelamento no padrão nacional

O evento de cancelamento da NFS-e Nacional leva um código de motivo e um texto:

A justificativa precisa explicar o que aconteceu, com pelo menos 15 caracteres. Seja específico: "Valor digitado errado; a nota correta será emitida em seguida" é melhor do que "erro".

O passo a passo

No Emissor Nacional

1. Encontre a nota emitida.
2. Escolha cancelar, informe o motivo e a justificativa.
3. Confirme. O evento de cancelamento fica vinculado à nota e aparece na consulta pública.

Pela API do SendNF

curl -X POST https://api.sendnf.com/v1/documents/$NOTA/cancel \
  -H "Authorization: Bearer $SENDNF_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "reason_code": 1, "reason": "Valor digitado errado; a nota correta será emitida em seguida" }'

A resposta diz se o cancelamento foi registrado ou recusado (com o motivo da recusa). O mesmo endpoint cancela NFS-e no padrão nacional, NFS-e de prefeituras com sistema próprio e NFC-e. O seu sistema também recebe os webhooks document.cancelled ou document.cancel_denied. Veja webhooks de nota fiscal.

Prazo de cancelamento

Cada município define até quando o cancelamento pode ser feito direto pelo contribuinte. Passado esse prazo:

• no padrão nacional, o cancelamento depende de análise fiscal do município;
• em sistemas próprios, a prefeitura costuma exigir um pedido formal, às vezes com documentos.

Por isso, ao perceber o erro, cancele logo. Se a prefeitura recusar o cancelamento, a recusa volta explicada.

Cancelar e emitir de novo

O caminho mais comum para corrigir uma nota é cancelar e emitir outra com os dados certos. Cuidados:

• emita a nota nova depois de confirmar o cancelamento, para não ficar com duas notas válidas;
• avise o cliente: ele pode já ter lançado a nota antiga;
• guarde o XML do evento de cancelamento junto com o da nota.

No SendNF, a nota cancelada mantém o PDF, agora com a marca d'água de CANCELADA e a faixa com data, protocolo e motivo.

E a NFC-e?

A NFC-e também é cancelada por evento, na SEFAZ, com prazo curto definido pelo estado. Números de NFC-e que foram pulados ou rejeitados devem ser inutilizados; o SendNF faz a inutilização dos números rejeitados sozinho.

Cancelar ou substituir?

Alguns sistemas permitem substituir uma nota: emitir uma nova que referencia a antiga, que passa a constar como substituída. A substituição evita o intervalo em que nenhuma das duas notas vale e deixa o histórico mais claro para o tomador. Quando o município ou o sistema não oferece a substituição, ou quando o serviço simplesmente não aconteceu, o caminho é o cancelamento.

Na dúvida entre os dois, pergunte ao contador: a escolha muda pouco no dia a dia, mas pode mudar a forma como o ISS e o faturamento do mês são apurados.

Checklist antes de cancelar

1. A nota está autorizada? Se foi rejeitada, não há o que cancelar.
2. O erro justifica cancelar? Um erro de digitação na descrição, por exemplo, pode não exigir cancelamento; confirme com o contador.
3. Ainda está no prazo do município? Se não estiver, prepare o pedido de análise à prefeitura.
4. O cliente já lançou a nota? Avise antes, para ele não pagar ou escriturar uma nota cancelada.
5. A nota substituta está pronta? Tenha os dados corretos em mãos para emitir logo depois do cancelamento.
6. Você vai guardar os dois XML? O da nota e o do evento de cancelamento ficam juntos no arquivo da empresa.

Resumo

• Cancele só notas autorizadas que não deveriam existir; rejeitadas não precisam.
• No padrão nacional: evento com motivo (1, 2 ou 9) e justificativa de pelo menos 15 caracteres.
• O prazo é do município; depois dele, só com análise da prefeitura.
• Para corrigir, cancele e emita de novo, nessa ordem.