O que é NFS-e: a nota fiscal de serviço eletrônica explicada do zero

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é o documento fiscal digital que registra uma prestação de serviço: quem prestou, para quem, qual serviço, quando e por quanto. Ela é emitida pelo Sistema Nacional da NFS-e ou pelo sistema da prefeitura, conforme o município, e é a base do ISS, o imposto municipal sobre serviços. Em vez de um papel, a NFS-e é um XML assinado digitalmente, consultável por uma chave ou código de verificação; o PDF que o cliente recebe é só a representação dela.

Para que serve

• Para o fisco: registra a operação e o ISS devido (e, com a reforma tributária, as informações do IBS e da CBS).
• Para o cliente: comprova a despesa, para reembolso, contabilidade e imposto de renda.
• Para a empresa: prova o faturamento e organiza a contabilidade.

Quem emite

Prestadores de serviço: empresas e MEI, conforme o regime e o município. Algumas regras gerais:

• MEI: emite pelo padrão nacional; dispensado para pessoa física, obrigado para empresa. Veja como emitir NFS-e sendo MEI.
• Simples Nacional: emite com a alíquota efetiva de ISS da faixa de faturamento.
• Lucro Presumido e Real: emitem com as retenções e tributos do regime.

O que vai na nota

O código de serviço é o ponto mais sensível: ele diz qual serviço foi prestado, e o errado gera rejeição ou imposto errado. Veja como achar o código de tributação nacional e a lista de códigos de serviço.

Padrão nacional ou sistema da prefeitura

Durante muito tempo, cada prefeitura teve o próprio sistema de NFS-e. Hoje existe o Sistema Nacional da NFS-e, com um layout e uma API para o país inteiro. A situação atual:

• o MEI emite sempre pelo padrão nacional;
• as demais empresas emitem pelo sistema que o município adotou: o nacional ou um sistema próprio, operado por um provedor.

Veja o sistema da sua cidade em NFS-e por cidade e o que muda com o padrão nacional em NFS-e Nacional.

DPS, RPS e NFS-e

Três siglas que aparecem muito:

• DPS (Declaração de Prestação de Serviço): o que a empresa envia no padrão nacional; vira NFS-e quando é aceita.
• RPS (Recibo Provisório de Serviço): o equivalente nos sistemas das prefeituras; também vira NFS-e quando processado.
• NFS-e: o documento fiscal autorizado, com número e chave de acesso ou código de verificação.

Como emitir

Três caminhos:

1. Emissor público (Emissor Nacional ou portal da prefeitura): gratuito e manual.
2. Sistema de gestão (ERP, agenda, PDV) com emissão integrada.
3. API de nota fiscal, para emitir a partir do seu próprio sistema ou da IA. Veja como escolher uma API de nota fiscal.

No SendNF, você cadastra a empresa pelo CNPJ, o sistema descobre o que a prefeitura exige, a pré-emissão valida a nota antes de transmitir e o cliente recebe o PDF e o XML por e-mail.

Quando emitir

A regra prática é emitir quando o serviço é concluído ou cobrado, conforme o combinado com o cliente e as regras do município. Dois conceitos ajudam:

• Data de emissão: quando a nota foi gerada.
• Competência: o mês em que o serviço foi prestado. É ela que conta para o imposto do mês.

Em contratos mensais, emita uma nota por mês com a competência do mês do serviço. Notas emitidas em atraso devem levar a competência correta, não a data de hoje.

Guardar as notas

O documento fiscal é o XML. Guarde todos, organizados por mês e por empresa, pelo prazo da legislação fiscal (em geral, cinco anos). Sistemas como o SendNF guardam o XML, o PDF e os eventos (como cancelamentos) e permitem baixar tudo a qualquer momento.

Resumo

• NFS-e é a nota de serviço eletrônica, base do ISS.
• É um XML assinado; o PDF é a representação.
• MEI emite pelo nacional; as demais empresas, pelo sistema do município.
• O código de serviço é o campo que mais gera rejeição.
• Guarde o XML de cada nota pelo prazo legal; o PDF sozinho não substitui o documento fiscal.